As empresas enfrentam diversas mudanças que resultam em processos de reestruturação. Muitos fatores contribuem para que exista a necessidade de reestruturar os sistemas organizacionais. Podemos apontar os mais comuns e predominantes, que vemos nos cenários de reestruturações:
- Redução de head counts, ou seja, diminuição no quadro de funcionários;
- Otimização de processos operativos com o objetivo de tornar a operação mais eficiente e, consequentemente, a empresa mais competitiva no mercado. Muito comum a centralização nos Centros de Serviços Compartilhados, ou como são chamados em inglês: Shared Services;
- Fusões e aquisições que demandam a revisão e ajustes na estrutura atual da empresa para atender o novo modelo de gestão;
- Mudança na estratégia do negócio que implica em mudança na estrutura;
- Implementação de sistemas integrados ou a digitalização/robotização de atividades e tarefas, que faz com que haja a necessidade de rever a estrutura.
Como podem ver, são diversos os fatores que podem levar uma empresa a passar por um processo de reestruturação.
Ao se defrontar com esses cenários, as organizações terão um desafio grande para definir e implementar as mudanças relacionadas às novas necessidades de estrutura organizacional. Para esse cenário, é fundamental desenhar uma Jornada de Transformação que possa apoiar os responsáveis pelo processo e as pessoas envolvidas. Qualquer que seja o fator impulsionador, os ruídos sempre são grandes dentro da empresa ao se ouvir o termo: “a empresa vai passar por uma reestruturação”.
Jornadas de Transformação nos cenários de Reestruturação Organizacional
Principais desafios e peças obrigatórias nos processos de Reestruturação Organizacional
Esses cenários podem incluir diversos contextos dependendo da necessidade e decisão da empresa. Alguns contextos mais tradicionais incluem:
- Criação de Shared Services ou Centro de Serviços Compartilhados – em que a empresa decide centralizar áreas e/ou processos operativos e mais repetitivos num único centro que prestará serviço às áreas de negócio. As principais áreas e processos que são considerados numa centralização são: RH (especialmente os processos operativos, TI, Financeiro. Impostos, Cadastros, Facilities, dentre outras. É bastante comum hoje em dia, ver empresas multinacionais centralizando essas operações em um único país ou em alguns países específicos.
- Centralização Corporativa da área – onde a empresa toma a decisão de centralizar a área, eliminando os profissionais alocados aos centros de custo dos negócios. Não ocorre a criação de um Centro, no entanto a área ou áreas passam a pertencer a uma função corporativa, com linhas de reportes diferentes, normalmente mais centralizados.
- Reestruturação das Estruturas – devido à uma mudança de estratégia de negócio ou aquisição/fusão que demanda um novo modelo organizacional, podendo exigir uma estrutura mais horizontal ou diferente da atual para que possam funcionar de maneira mais alinhada ao novo modelo ou estratégia declarada.
Acreditamos que para todos esses contextos, o apoio das Jornadas de Transformação é essencial para o sucesso do processo.
Quais são os principais desafios nos processos de Reestruturação Organizacional?
Existem muitos desafios. Apontar os principais com maior assertividade, dependerá de um diagnóstico mais apurado e minucioso da cultura, do contexto e do grau de maturidade da empresa para dar os passos rumo ao estado futuro. Às vezes, o estado futuro está idealizado e determinado pela matriz centralizada em outro país ou pela empresa que fez a aquisição ou, ainda, pela diretoria local. Uma coisa é certa, toda reestruturação traz mudanças significativas na organização, pois diferente dos outros cenários, em que podem afetar as posições dos profissionais, as reestruturações causarão modificações diretas nas posições, nas linhas de reporte, nas atividades e funções e, até mesmo, no espaço físico de trabalho, que poderá ser levado para outro local.
Para as empresas, esse tipo de cenário é bastante desafiador porque terá que tomar decisões difíceis e, ao mesmo tempo, terá que ser hábil para definir os momentos corretos para divulgar e informar a equipes do plano de transformação. Ao primeiro sinal desse tipo de mudança, as pessoas tendem a se preocupar muito pela potencial perda do trabalho, podendo despertar reações como: busca excessiva por respostas e esclarecimentos ou até mesmo avaliar oportunidades externas.
Portanto, o suporte das Jornadas de Transformação fará total diferença porque permitirá à empresa e aos responsáveis desenhar um caminho estruturado e integrado, que permita criar e estabelecer pilares e condições para que todos envolvidos saibam do que é preciso no momento devido e que participem do processo dentro dos limites determinados.
Muitas vezes, os líderes nomeados para conduzir esses processos carecem de certas capacidades relevantes para determinar um plano sustentável e consistente.
Considerando nossas experiências, um desafio central é estabelecer os prazos de comunicação, bem como preparar e alinhar a equipe interna que está responsável pela transformação. Óbvio que temos outros desafios relevantes, no entanto esses são os que “saltam aos nossos olhos” ao iniciar e facilitar Jornadas de Transformação em cenários de reestruturação.
O fato é que não existem fórmulas mágicas, que possam ser copiadas de outros clientes ou empresas. Cada empresa terá que lidar com o cenário à sua maneira, respeitando sua cultura e contexto.
Claro que temos algumas recomendações que podem servir na elaboração de uma solução mais robusta e integrada que suporte o cenário de reestruturação.
Quais são as peças obrigatórias numa Jornada de Transformação, cujo cenário está relacionado com as Reestruturações?
Como sempre sinalizamos, numa Jornada de Transformação, o primeiro passo é compreender a organização de maneira integrada por meio de um diagnóstico amplo que contemple diversos aspectos e dimensões:
Identidade: entender a biografia da empresa, com destaque para os marcos mais significativos, bem como mudanças e crises que ocorreram e a forma que lidou e/ou resolveu, de maneira geral. A missão e visão, assim como o processo para estabelecer os objetivos estratégicos.
Relações: identificar como é o clima da organização, de forma geral, e os processos comunicacionais existentes, bem como o estilo de liderança predominante das posições com maior hierarquia. Compreender a estrutura organizacional vigente.
Processos/Sistemas: mapear, de forma geral, os principais processos e como estão presentes na organização (documentados/registrados, atualizados, etc) e os sistemas existentes que suportam a operação.
Recursos: compreender os recursos disponibilizados aos profissionais, que incluem: remuneração, máquinas, benefícios, etc de acordo a cada posição na estrutura. Avaliar também os investimentos que são destinados dentro da organização e as finalidades.
Esse diagnóstico é a primeira etapa e deve ser feito por meio de entrevistas individuais, no caso de pessoas chaves e pesquisas quantitativas e qualitativas (grupos focais) para os demais públicos.
Claro que é importante entender o Estado atual versus o Futuro, com foco nos desafios referentes à Jornada de Transformação que será estabelecida quanto à Reestruturação.
Uma vez analisados os resultados do diagnóstico e melhor compreendida a organização, desenhamos a solução mais adequada. Para os cenários de Reestruturação, destacamos algumas peças que devem ser consideradas como primordiais no desenho da solução para qualquer contexto:
- Marcos bem estabelecidos das etapas da Jornada alinhados às diretrizes da empresa;
- Plano de comunicação claro e robusto, considerando todas as etapas e os impactados;
- Assessments constantes para propiciar a abertura de canais de escuta dos impactados durante toda a Jornada;
- Formação e desenvolvimento dos líderes das áreas para que estejam preparados para a Jornada de forma adequada no desempenho do papel e para lidar com seus próprios anseios e receios;
- Programa e/ou iniciativas que visem auxiliar os profissionais no desenvolvimento da capacidade de autoconhecimento devido às prováveis mudanças que poderão ocorrer na estrutura e nas posições, bem como potenciais desligamentos que venham a ocorrer
Não paramos por aqui quanto aos desafios, mas destacamos os mais significativos que devem ser considerados ao conceber a solução. É fundamental marcos claros e uma comunicação transparente e objetiva para tornar a Jornada de Transformação das Reestruturação um percurso profissional, respeitoso e sustentável.
Deixamos uma questão para você refletir ao final dessa leitura: Como a sua empresa lida com os cenários de reestruturação? Você já passou por algum processo semelhante? As peças primordiais foram levadas em consideração?O post Como facilitar as Jornadas de Transformação nos cenários de Reestruturação Organizacional? apareceu primeiro em Movimento Integrado Horus.
