A importância do papel da gestão nas Jornadas de Transformação Organizacionais

Qualquer projeto que será iniciado vai requerer uma pessoa ou uma equipe para idealizar, planejar e executá-lo. Pode ser um Projeto relacionado à vida pessoal como mudar de casa, reformar a casa atual, fazer uma viagem nacional ou internacional com toda a família ou simplesmente mudar de estilo de vida. Em qualquer uma dessas situações, é preciso que alguém assuma a liderança e a gestão, do contrário será muito difícil atingir os objetivos.

O mesmo ocorre com as Jornadas de Transformação Organizacional, que pode contemplar uma implementação de um sistema integrado, uma transformação digital, uma reestruturação que provoque centralização ou descentralização de áreas ou mudanças culturais e de processos. Essas Jornadas são Projetos que demandarão uma gestão eficaz, composta por profissionais que tenham habilidades e capacidades complementares para planejar e executar todas as atividades envolvidas.

Projetos e a Gestão

O fator Planejamento e Gestão

Um Projeto com uma complexidade alta não terá sucesso se não forem definidos e alocados profissionais que tenham experiência e perfil de liderança. Esses cenários diferem muito da rotina de uma área, porque tem prazos bem definidos, investimento determinado e um conjunto de ações que devem ser realizadas de forma integrada para que os objetivos sejam alcançados. Se há atraso, haverá impactos no orçamento. Se não existe integração e interação de todos, o resultado final ficará comprometido e com baixo valor agregado. E além disso, sempre é um ambiente em que a pressão e as mudanças permeiam do começo ao fim.

Em função dessas particularidades dos Projetos ou, como preferimos chamar, das Jornadas de Transformação Organizacional a gestão é um fator que fará toda a diferença. Quando falamos em gestão, incluímos todos os aspectos que devem ser levados em consideração numa Gestão de Projetos, mas queremos destacar alguns que são fatores críticos de sucesso:

• Liderança direcionadora
• Integração das equipes na prática
• Comunicação transparente e clara
• Planejamento sistêmico e integrado
• Reconhecimentos dos envolvidos

A Gestão do Projeto não pode estar preocupada apenas com o orçamento, entregáveis e plano. É preciso que a equipe de gestão desperte o olhar humanizado para conduzir as Jornadas de Transformação. É cada vez necessário que a gestão tenha a capacidade de envolver as equipes, prover direcionamentos claros e ser capaz de comunicar de forma clara e direta durante todo o percurso que será vivenciado pelo time.

Um outro fator que deverá levar em consideração é o estabelecimento de práticas de reconhecimento do time para que estejam comprometidos e engajados devido aos esforços que sabemos existir nesses cenários.

Se a Gestão não compreender e tiver consciência da relevância desses componentes para o desempenho do seu papel, é provável que o “básico” PMO não funcionará. Aliás já vemos que não funciona. Acompanhamos algumas situações que percebemos uma atuação do time de Gestão muito técnica e centrada na solução apenas O que não deixa de ser importante, mas não é esse tipo de perfil e dedicação que o time de Gestão tem que estar focado. É preciso que haja uma visão mais ampla de fatores que levarão as equipes a alcançar os resultados.

Muitos Projetos fracassam ou estão sendo desgastados em função da falta de uma Gestão mais humana e integrada. Incorporar aspectos sutis na forma de gerir as Jornadas de Transformação fará com que as equipes tenham mais disposição, envolvimento e compromisso para realizar suas atividades e colaborar para o sucesso do Projeto.

Portanto, as empresas precisam priorizar a escolha das equipes de Gestão que estarão à frente das suas Jornadas de Transformação. Não é recomendado que sejam elegidos profissionais que não tenha capacidade de liderança e muito menos que não possuam experiência prévia nesses cenários. Menosprezar a escolha do time de Gestão pode trazer implicações sérias ao Projeto. Se o Projeto for estratégico e relevante para a organização, é fundamental selecionar e destinar profissionais que tenham as capacidades e experiências necessárias.

Nem sempre isso acontece e as consequências são várias. No entanto, os profissionais que são designados devem estar cientes da importância desse aperfeiçoamento e não evitar o desenvolvimento. Se enfrentam dificuldades que não estão acostumados, é preciso ser humilde e pedir ajuda ou orientação. E até apoio no desenvolvimento pessoal e profissional porque se seguir sem esse suporte, será mais difícil lidar com os desafios e contratempos que se apresentarão.

As Equipes de Change Management, muitas vezes, apoiam quando existe uma deficiência ou por ser parte intrínseco do seu papel. Entretanto, não conseguirá fazer nenhuma magia se a equipe de Gestão não estiver consciente e aberta para receber a ajuda e o suporte necessário.

Como abrir a porta para uma Gestão mais humanizada e integrada que favoreça aos cenários e contextos de Projetos e Jornadas de Transformação?

Essa resposta dependerá do perfil de cada equipe de Gestão dos Projetos. Quando existe uma equipe de Gestão alocada ao Projeto por se tratar de uma solução específica de sistema ou processo, será essencial que percebam a necessidade do desenvolvimento de formas de atuar que trarão mais benefícios, quando não as possuem.

Infelizmente, nos deparamos com a dificuldade das equipes de Gestão de aceitar e tomar consciência dos seus “gaps” para receber a ajuda e suporte necessário ou mesmo adotar novos modelos e padrões de atuação.

Isso se deve ao fato de que muitos profissionais que assumem a gestão de um Projeto, por vezes, são demasiados técnicos. Muitas vezes carece de habilidades e capacidades que compõe uma equipe de Gestão mais humanizada e integradora. 

O fator planejamento e gestão

O planejamento inicial é essencial nesses cenários, especialmente em contextos em que a complexidade é muito alta. Esses contextos incluem, por exemplo, diversas áreas envolvidas e impactadas, equipes multidisciplinares no Projeto, escopo e cronograma desafiadores, mudanças drásticas na forma de operar das áreas, etc.

Diante desses cenários, o planejamento tem que acontecer numa no início e ser revisitado constantemente. Além disso, exigirá flexibilidade e agilidade do time de Gestão de ajustar e mudar as rotas muitas vezes, porque sabemos que essas Jornadas de Transformação trazem mudanças significativas ao longo do trajeto. Portanto, mais do que saber planejar, é preciso ter uma visão sistêmica para integrar cada peça e ser capaz de modificar e propor novos cenários quando o que foi definido no desenho do plano não atende mais.

E a Gestão é exatamente essa capacidade de “tocar o bumbo” durante toda a Jornada. Ser capaz de antecipar os caminhos críticos versus a realidade do Projeto para criar “pontes” mais sólidas e cômodas para que os times possam percorrer de forma leve, segura e com maior agilidade.

Óbvio que faz parte da Gestão, desempenhar um papel de comunicador efetivo e ser um direcionador. A Gestão não pode participar de reuniões e fóruns sem ter clareza das mensagens, dos caminhos e direcionamentos a serem compartilhados. Isso não significa que tenha que ter todas as respostas, mas que deve oferecer rumos, sentido e direção.

Uma outra capacidade fundamental é abrir espaços para escutar os times, para interagir sem medos e receios de críticas e feedbacks espontâneos. O Time de Gestão deve ter maturidade suficiente para absorver as melhorias apontadas e adotar novos comportamentos, procedimentos e modelos quando percebam que são necessários.

Ao invés de se manter afastado dos times, deve criar mecanismos de aproximação natural e genuína para que haja interação e troca. Essa aproximação pode ser feita de várias maneiras, dependendo do perfil dos membros do time de Gestão.

Todos esses elementos fazem com que o Projeto tenha mais sucesso e atinja seus objetivos. As equipes necessitam de direcionamento, de clareza nas mensagens, especialmente nos momentos mais críticos de uma Jornada de Transformação. Se a Gestão tiver uma atuação efetiva nessas situações ganhará aliados ao invés de “competidores”. A humildade em aceitar os fracassos e dificuldades também são relevantes aos times de Gestão. É preciso reconhecer quando as estratégias não funcionam e buscar novas alternativas.

Quando estamos liderando as Jornadas de Transformação, prezamos por uma Gestão humana e estratégica para minimizar os impactos e desafios que são comuns e frequentes nesses cenários. Quando estamos apoiando uma equipe de Gestão, tentamos oferecer o máximo de instrumentos e soluções que propiciem uma atuação efetiva para cada situação, cultura e contexto do Projeto.

O que percebemos, muitas vezes, é que existe uma falta de abertura das equipes de Gestão em “ver” e reconhecer as debilidades e deficiências para aceitar novas soluções e maneiras de gerir o Projeto.

Como você avalia o seu modelo de gestão de Projeto?

Para provocar uma reflexão, deixamos uma questão a todos aqueles que ocupam uma posição de Gestão de Projetos e aos que estão envolvidos nas Jornadas de Transformação:

Quão aberto (a) você se considera para receber feedback e ajuda quanto ao seu modelo de gestão?

Para aqueles que estão participando de um Projeto ou inseridos numa Jornada de Transformação:

Com quais modelos de Gestão você mais se deparou nos Projetos onde esteve envolvido (a) e como poderia avaliá-los sob a ótica do que descrevermos nesse artigo?

Quais os resultados de cada modelo de gestão que se envolveu em Projetos na sua trajetória profissional?

Nossos esforços a cada Jornada de Transformação que nos envolvemos é auxiliar os Times de Gestão dos Projetos numa atuação mais estratégica, humana e integrada.

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