Quais são os contextos de mudança cultural que merecem uma Jornada de Transformação?

Nem todas as mudanças organizacionais afetam ou alteram diretamente a cultura de uma empresa. Isso ocorre porque se, compreendermos cultura como algo sólido e consistente, ou seja, os pilares de uma empresa, teremos que reconhecer que leva tempo para ser desestruturada ou modificada. A definição de cultura organizacional, apresentada no livro SAPIENS: Uma breve história da Humanidade de Yuval Noah Harari, diz que “Cada cultura tem suas crenças, normas e valores característicos, que estão em constante transformação. A cultura pode se transformar em função das mudanças no seu ambiente ou por meio da interação com culturas vizinhas, mas também passa por transições resultantes da sua própria dinâmica interna”. Nessa definição, temos que considerar que a cultura não é estática, ao contrário, está em constante transformação e consiste de normas, crenças e valores.

Acreditamos que alguns processos de mudança podem afetar a cultura organizacional de alguma maneira, entretanto alguns serão apenas iniciativas isoladas, que não modificarão os alicerces culturais de uma organização. E não tem nada errado com relação isso, afinal existem processos de mudança cujo foco principal não está direcionado para mudar aspectos mais sutis e complexos como uma cultura organizacional. No entanto, quando se necessita mudar a cultura, distintos esforços deverão ser ativados e colocados em práticas, pois são mudanças mais sutis e sensíveis, que demandam uma diretriz clara.

Se a empresa é uma multinacional, ela trará traços da cultura fundadora e aspectos da localidade onde está inserida. Se estivermos falando de uma organização nacional, a mesma tem sua história e biografia com impressões da sua cultura bem definidas também, podendo ser familiar ou não.

Conheça as pílulas que deveríamos considerar numa Jornada de mudança cultural de uma organização

Os pilares essenciais numa Jornada de Transformação Cultural

Os processos de mudança organizacional nem sempre alteram a cultura, porém podem servir como impulsionadores para contribuir com pequenas mudanças sutis, que poderão ser percebidas no médio e longo prazo. As mudanças culturais levam tempo, exigem paciência e estratégia. Quando rápidas demais, poderão causar um certo trauma, ocasionando efeitos colaterais irreversíveis nos envolvidos, podendo impactar o fluxo do percurso. Por isso, quando falamos de cenários de mudança cultural é importante compreender quais são eles e aqueles que pertencem a outros cenários.

É importante mencionar que toda mudança cultural declarada por uma empresa deveria ser suportada por uma Jornada de Transformação, capaz de apoiar os envolvidos e o sistema em si. Alguns cenários que destacamos que, com certeza, trazem modificação direta na cultura incluem:

• Fusões e Aquisições;
• Mudança de Gestão/Alta Liderança;
• Expansão, Profissionalização e/ou Internacionalização;
• Novo Posicionamento no Mercado e/ou Novas Diretrizes Estratégicas;
• Dentre outras menores que podem afetar a cultura de uma empresa

Nesses contextos apontados acima, a cultura de uma empresa passará por mudanças que poderão levar anos ou ocorrer em um curto espaço de tempo para rapidamente se adaptar e/ou sobreviver à uma nova realidade. Lembrando que a cultura é formada por aspectos visíveis, tais como: processos, declaração de missão e visão, que são mais fáceis de ver e mudar e os invisíveis, que estão abaixo da ponta do iceberg, na imagem de Edgar Schein, que consistem dos valores compartilhados como filosofias, objetivos estratégicos e as crenças que, muitas vezes, não estão conscientes pela própria organização, isto é, pelos membros que a compõe, que levam muito mais tempo para serem modificados.

Alinhados os conceitos de cultura e apresentados os cenários que geram impactos diretos, gostaríamos de compartilhar algumas diretrizes relevantes para o desenho de Jornadas de Transformação que visam apoiar as mudanças culturais.

Quais são as pílulas que deveríamos considerar numa Jornada, cujo propósito é modificar a cultura de uma organização?

É muito comum ouvir os clientes dizendo nas entrevistas de diagnóstico frases como: “O que nos trouxe até aqui já não será mais útil para o futuro” ou que, “É preciso mudar a cabeça da liderança para operar de forma diferente devido às demandas do mercado” ou que, “Não podemos manter esse mind-set no pessoal se queremos ser os líderes de mercado” e ainda que “Temos que fazê-los pensar e atuar de outra forma, completamente distinta da de hoje”. Enfim, poderíamos descrever diversas frases dos clientes que necessitam apoio numa Jornada de Transformação Cultural. Não é nosso objetivo sermos extensos nesses exemplos, mas sim esclarecer alguns antídotos que devem constar no desenho de uma Jornada desse tipo, pois são desafiadoras e complexas ao mesmo tempo.

Primeiramente, acreditamos que ter uma consultoria externa será de grande auxilio para a empresa, pois contará com um olhar externo para compreender aspectos da cultura que estão ocultos pela própria empresa. Além disso, a assessoria externa apoia na definição de um caminho sólido e integrado, composto por peças na solução que, harmonicamente, deverão sustentar a Transformação. Não existe mágica, especialmente nesses cenários de mudança cultural, entretanto existem pilares essenciais que devem ser colocados na solução da Jornada de Transformação.

Que pilares são essenciais numa Jornada de Transformação Cultural?

Como dito acima, a contratação de uma empresa de consultoria estratégica é fundamental. Com esse apoio, a empresa terá uma visão mais clara dos desafios e das soluções.

A primeira ação é um diagnóstico profundo e integrado, que permita à consultoria conhecer mais da cultura da empresa, seu estado atual em diversas Dimensões, bem como a sua Biografia. Nesse mesmo do Diagnóstico, será mandatório identificar claramente quais são as diretrizes e a visão futura – onde se quer chegar. A partir desse entendimento, a consultoria conseguirá dimensionar os esforços, os principais desafios e a melhor solução para propor à empresa.

A etapa de Diagnóstico para as Jornadas de Transformação Culturais é crucial e, normalmente, leva mais tempo do que outros cenários, pois requer o envolvimento de diversos atores em entrevistas individuais e/ou grupos focais, tais como: Alta Liderança da Empresa, Área de Recursos Humanos, Gerência das Áreas e, muitas vezes, a escuta dos públicos externos, dependendo da transformação.

Com o Diagnóstico bem feito, se gerará um sumário executivo, que deve ser apresentado para alinhar o entendimento e para serem feitos os devidos refinamentos. Com esse alinhamento validado, a consultoria desenha uma solução integrada e sólida, que suportará todo o percurso da Jornada.

Para esses cenários, alguns pilares são fundamentais, independentemente do contexto da Transformação:

• Diagnóstico amplo e integrado;
• Forte Estratégia de Comunicação e plano de execução detalhado;
• Canais de comunicação eficazes mapeados;
• Abertura de canais de escuta para apoiar o “sentir” dos envolvidos durante todo o processo;
• Preparo e alinhamento da Alta Liderança;
• Desenvolvimento da Gerência;
• Preparo de toda a organização para a transformação.

Deve haver muitas iniciativas relacionadas a Programas e Workshops com as lideranças. Mover uma cultura, começa por sensibilizar os envolvidos sobre a necessidade de sair do status quo. Essa sensibilização passa por “tocar” cada profissional, pois transformar requer conscientização interna primeiro para, posterior, mudança no âmbito externo.

O impulso da transformação deve estar bem claro e um patrocinador é essencial, caso contrário perderá a força necessária. Essa Jornada implica diversos aprendizados, gera muitas resistências, especialmente na alta liderança e gerência. Portanto, as ações para esses públicos são estratégicas e mandatórias no desenho da solução.

A transformação cultura não acontece do dia para a noite, no entanto é possível começar a celebrar e comemorar pequenas e sutis conquistas durante a Jornada. Logo, o reconhecimento e a recompensa devem estar presentes de alguma maneira.

São Jornadas longas, que deixam marcas e também legados aos envolvidos, que sem perceberem, muitas vezes, começam a funcionar sobre outra ótica e perspectiva no processo. Não existe um “Go Live” marcado, a transformação se dá naturalmente e aparece nas mínimas ações, posturas e comportamentos que foram almejados. Portanto, não é previsto um FIM, mas um processo contínuo que deve ser monitorado, celebrado e constantemente desenvolvido.

Para você que facilita transformações, para você que tem um desafio de transformação cultural ou que está vivenciando uma, deixamos uma questão para refletir: Na sua opinião, considerando os cenários e as pílulas mencionadas nesse artigo, qual o fator que fará a diferença para uma Jornada de Transformação Cultural bem-sucedida?

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Como facilitar as Jornadas de Transformação nos cenários de Reestruturação Organizacional?

As empresas enfrentam diversas mudanças que resultam em processos de reestruturação. Muitos fatores contribuem para que exista a necessidade de reestruturar os sistemas organizacionais. Podemos apontar os mais comuns e predominantes, que vemos nos cenários de reestruturações:

• Redução de head counts, ou seja, diminuição no quadro de funcionários;
• Otimização de processos operativos com o objetivo de tornar a operação mais eficiente e, consequentemente, a empresa mais competitiva no mercado. Muito comum a centralização nos Centros de Serviços Compartilhados, ou como são chamados em inglês: Shared Services;
• Fusões e aquisições que demandam a revisão e ajustes na estrutura atual da empresa para atender o novo modelo de gestão;
• Mudança na estratégia do negócio que implica em mudança na estrutura;
• Implementação de sistemas integrados ou a digitalização/robotização de atividades e tarefas, que faz com que haja a necessidade de rever a estrutura.

Como podem ver, são diversos os fatores que podem levar uma empresa a passar por um processo de reestruturação.

Ao se defrontar com esses cenários, as organizações terão um desafio grande para definir e implementar as mudanças relacionadas às novas necessidades de estrutura organizacional. Para esse cenário, é fundamental desenhar uma Jornada de Transformação que possa apoiar os responsáveis pelo processo e as pessoas envolvidas. Qualquer que seja o fator impulsionador, os ruídos sempre são grandes dentro da empresa ao se ouvir o termo: “a empresa vai passar por uma reestruturação”.

Jornadas de Transformação nos cenários de Reestruturação Organizacional

Principais desafios e peças obrigatórias nos processos de Reestruturação Organizacional

Esses cenários podem incluir diversos contextos dependendo da necessidade e decisão da empresa. Alguns contextos mais tradicionais incluem:

• Criação de Shared Services ou Centro de Serviços Compartilhados – em que a empresa decide centralizar áreas e/ou processos operativos e mais repetitivos num único centro que prestará serviço às áreas de negócio. As principais áreas e processos que são considerados numa centralização são: RH (especialmente os processos operativos, TI, Financeiro. Impostos, Cadastros, Facilities, dentre outras. É bastante comum hoje em dia, ver empresas multinacionais centralizando essas operações em um único país ou em alguns países específicos.
• Centralização Corporativa da área – onde a empresa toma a decisão de centralizar a área, eliminando os profissionais alocados aos centros de custo dos negócios. Não ocorre a criação de um Centro, no entanto a área ou áreas passam a pertencer a uma função corporativa, com linhas de reportes diferentes, normalmente mais centralizados.
• Reestruturação das Estruturas – devido à uma mudança de estratégia de negócio ou aquisição/fusão que demanda um novo modelo organizacional, podendo exigir uma estrutura mais horizontal ou diferente da atual para que possam funcionar de maneira mais alinhada ao novo modelo ou estratégia declarada.

Acreditamos que para todos esses contextos, o apoio das Jornadas de Transformação é essencial para o sucesso do processo.

Quais são os principais desafios nos processos de Reestruturação Organizacional?

Existem muitos desafios. Apontar os principais com maior assertividade, dependerá de um diagnóstico mais apurado e minucioso da cultura, do contexto e do grau de maturidade da empresa para dar os passos rumo ao estado futuro. Às vezes, o estado futuro está idealizado e determinado pela matriz centralizada em outro país ou pela empresa que fez a aquisição ou, ainda, pela diretoria local. Uma coisa é certa, toda reestruturação traz mudanças significativas na organização, pois diferente dos outros cenários, em que podem afetar as posições dos profissionais, as reestruturações causarão modificações diretas nas posições, nas linhas de reporte, nas atividades e funções e, até mesmo, no espaço físico de trabalho, que poderá ser levado para outro local.

Para as empresas, esse tipo de cenário é bastante desafiador porque terá que tomar decisões difíceis e, ao mesmo tempo, terá que ser hábil para definir os momentos corretos para divulgar e informar a equipes do plano de transformação. Ao primeiro sinal desse tipo de mudança, as pessoas tendem a se preocupar muito pela potencial perda do trabalho, podendo despertar reações como: busca excessiva por respostas e esclarecimentos ou até mesmo avaliar oportunidades externas.

Portanto, o suporte das Jornadas de Transformação fará total diferença porque permitirá à empresa e aos responsáveis desenhar um caminho estruturado e integrado, que permita criar e estabelecer pilares e condições para que todos envolvidos saibam do que é preciso no momento devido e que participem do processo dentro dos limites determinados.

Muitas vezes, os líderes nomeados para conduzir esses processos carecem de certas capacidades relevantes para determinar um plano sustentável e consistente.

Considerando nossas experiências, um desafio central é estabelecer os prazos de comunicação, bem como preparar e alinhar a equipe interna que está responsável pela transformação. Óbvio que temos outros desafios relevantes, no entanto esses são os que “saltam aos nossos olhos” ao iniciar e facilitar Jornadas de Transformação em cenários de reestruturação.

O fato é que não existem fórmulas mágicas, que possam ser copiadas de outros clientes ou empresas. Cada empresa terá que lidar com o cenário à sua maneira, respeitando sua cultura e contexto.

Claro que temos algumas recomendações que podem servir na elaboração de uma solução mais robusta e integrada que suporte o cenário de reestruturação.

Quais são as peças obrigatórias numa Jornada de Transformação, cujo cenário está relacionado com as Reestruturações?

Como sempre sinalizamos, numa Jornada de Transformação, o primeiro passo é compreender a organização de maneira integrada por meio de um diagnóstico amplo que contemple diversos aspectos e dimensões:

Identidade: entender a biografia da empresa, com destaque para os marcos mais significativos, bem como mudanças e crises que ocorreram e a forma que lidou e/ou resolveu, de maneira geral. A missão e visão, assim como o processo para estabelecer os objetivos estratégicos.

Relações: identificar como é o clima da organização, de forma geral, e os processos comunicacionais existentes, bem como o estilo de liderança predominante das posições com maior hierarquia. Compreender a estrutura organizacional vigente.

Processos/Sistemas: mapear, de forma geral, os principais processos e como estão presentes na organização (documentados/registrados, atualizados, etc) e os sistemas existentes que suportam a operação.

Recursos: compreender os recursos disponibilizados aos profissionais, que incluem: remuneração, máquinas, benefícios, etc de acordo a cada posição na estrutura. Avaliar também os investimentos que são destinados dentro da organização e as finalidades.

Esse diagnóstico é a primeira etapa e deve ser feito por meio de entrevistas individuais, no caso de pessoas chaves e pesquisas quantitativas e qualitativas (grupos focais) para os demais públicos.

Claro que é importante entender o Estado atual versus o Futuro, com foco nos desafios referentes à Jornada de Transformação que será estabelecida quanto à Reestruturação.

Uma vez analisados os resultados do diagnóstico e melhor compreendida a organização, desenhamos a solução mais adequada. Para os cenários de Reestruturação, destacamos algumas peças que devem ser consideradas como primordiais no desenho da solução para qualquer contexto:

• Marcos bem estabelecidos das etapas da Jornada alinhados às diretrizes da empresa;
• Plano de comunicação claro e robusto, considerando todas as etapas e os impactados;
• Assessments constantes para propiciar a abertura de canais de escuta dos impactados durante toda a Jornada;
• Formação e desenvolvimento dos líderes das áreas para que estejam preparados para a Jornada de forma adequada no desempenho do papel e para lidar com seus próprios anseios e receios;
• Programa e/ou iniciativas que visem auxiliar os profissionais no desenvolvimento da capacidade de autoconhecimento devido às prováveis mudanças que poderão ocorrer na estrutura e nas posições, bem como potenciais desligamentos que venham a ocorrer

Não paramos por aqui quanto aos desafios, mas destacamos os mais significativos que devem ser considerados ao conceber a solução. É fundamental marcos claros e uma comunicação transparente e objetiva para tornar a Jornada de Transformação das Reestruturação um percurso profissional, respeitoso e sustentável.

Deixamos uma questão para você refletir ao final dessa leitura: Como a sua empresa lida com os cenários de reestruturação? Você já passou por algum processo semelhante? As peças primordiais foram levadas em consideração?

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Como apoiar os Projetos de instalação e/ou melhoria de processos nas empresas?

Existem diferentes cenários relacionados a mudanças de processos nas organizações. Vamos nos ater nesse artigo essencialmente a dois específicos. O primeiro deles, que é muito comum, se refere às empresas familiares ou médias que estão em crescimento ou expansão e sentem a necessidade de se estruturar. Essa necessidade nem sempre é desejada ou reconhecida pelos donos/diretores, no entanto se faz necessária para que possam dar os devidos passos ao crescimento de forma sustentável. Mapear e definir os processos passa a ser uma demanda real para suportar e apoiar o crescimento da empresa. O segundo cenário está relacionado com as grandes corporações que, muitas vezes, precisam rever seus processos devido a mudanças de estratégia ou do negócio para poderem ajustar as suas operações. Seja no primeiro ou no segundo cenário, as mudanças de processos passam por diversos desafios na sua Jornada de Transformação.

Jornadas de Transformação – Instalação e Revisão de Processos

Os ingredientes para iluminar as Jornadas dos cenários de instalação/melhoria de processos

Daremos luz a alguns desafios de forma geral desse cenário de Transformação para, posteriormente, destacar ingredientes essenciais que devem ser levados em consideração no desenho da solução das Jornadas de Transformação de processos:

• Prover o direcionamento adequado para guiar o desenho dos processos, alinhando as diretrizes e objetivos estratégicos;
• Propiciar o envolvimento e integração dos profissionais, já que os processos permeiam várias áreas da empresa;
• Gerar aprendizado durante o processo, estimulando a troca de conhecimento e ampliando a visão integrada dos processos;
• Desenvolver o time que estará responsável pelo processo e toda a organização, aumentando o nível de maturidade;
• Adotar os novos modelos de processo na organização de maneira eficaz;
• Fazer uso dos métodos e ferramentas que apóiam o novo modelo de processos sem burocratização;
• Instalar uma cultura por processos, que estimule a melhoria contínua.

Esses desafios permeiam toda a Jornada e devem ser considerados logo no início, momento em que se concebe a solução que deve conter os pilares, iniciativas e ações que sustentem todo o percurso. Além disso, é fundamental o preparo e perfil da equipe de consultores que conduzirá os workshops de forma que desempenhe um papel de facilitador do processo, criando ambientes de troca e propiciando espaços de discussões que enriqueçam o modelo final dos processos.

É fundamental que os workshops, assim como todos os outros eventos existentes, reúnam as pessoas de maneira adequada com base numa preparação antecipada que considere a cultura, o nível de maturidade dos profissionais sob a ótica de processos e os distintos perfis que embarcarão nesse processo.

A largada é essencial e, por isso, deve ser muito bem planejada e desenhada para endereçar os desafios mencionados.

Como desenhar a Jornada de Transformação dos Projetos de instalação/melhoria de processos?

Não existe uma fórmula mágica para todas as situações de instalação/melhoria de processos. O que podemos pincelar aqui são algumas premissas e caminhos que devem ser considerados para suportar as Jornadas de Transformação de processos nas empresas. Um passo inicial essencial é a realização de diagnóstico amplo e integrado para compreender mais da cultura da organização, dos impulsos de realizar essa Jornada e para gerar aproximação junto à alta liderança e gestão para entender como contribuirão com o processo. O diagnóstico é a porta que norteará o desenho da solução para que nasça com maior aderência à realidade e às necessidades da empresa. Quando o cenário consiste das empresas familiares e/ou médias buscando soluções para os seus processos, será fundamental ter claro que a forma de realizar a Jornada contribuirá e muito para o sucesso do processo. De maneira geral, as empresas familiares ou as que estão em crescimento não têm como prática realizar esse tipo de Jornadas. Logo, os desafios aumentam, exigindo do time da Jornada da Transformação maior habilidade e várias capacidades sutis para lidar com o processo. Para as empresas familiares ou empresa médias que estão em crescimento, recomendamos muito cuidado na forma de facilitar o processo, trazendo exemplos práticos, promovendo sessões interativas e conceitos relevantes para nivelar o conhecimento entre todos. Nessas empresas, existem processos, no entanto os profissionais têm dificuldade em contar como funcionam ou mesmo desenhar os fluxos e modelos. A arte de facilitar as discussões de forma inclusiva e participativa fará toda a diferença.

Já nas empresas maiores, esse desafio é menor, no entanto poderá existir maior resistência em função da mudança e impactos que serão gerados com os novos modelos de processo. Muito provavelmente os conceitos de processos e, até mesmo a cultura por processos, deva estar mais presente, porém a mudança requerida poderá provocar resistências. Além disso, é comum não haver uma visão integrada dos processos entre as diversas áreas da organização.

Os desafios de ampliar a visão integrada dos processos, de propiciar desenvolvimento e trazer luz às diretrizes e objetivos do negócio para nortear os desenhos, deverão aparecer ao longo da Jornada tanto nas empresas familiares quanto nas grandes corporações.

Para que o desenho da solução seja eficaz é importante, além do diagnóstico que já foi mencionado, considerar os seguintes passos para desenhar as Jornadas de Transformação dos cenários de processos:

• Diagnóstico inicial – aprofundar a cultura, compreender os reais objetivos da realização da Jornada
• Formação e integração do time – definição dos envolvidos diretos no processo com ações de integração
• Preparação das Sessões Conceituais – concepção de sessões conceituais para elucidar as abordagens, conceitos, métodos e ferramentas que serão usadas durante o processo para nivelar conhecimento e alinhar expectativas
• Organização dos Workshops – elaboração dos workshops que tem como finalidade discutir os processos de forma separada e integrada, quando necessário
• Realização dos Workshops – execução dos workshops com a participação dos envolvidos e facilitados pelos consultores
• Geração das documentações – registro das definições de acordo ao estabelecido junto ao time inicialmente
• Divulgação e disseminação na organização – comunicar, preparar e disseminar a toda organização

Essas etapas devem ser realizadas com apoio de linhas horizontais que devem sustentar a comunicação, envolvimento e integração de todos os envolvidos. Essas linhas são pilares compostos de ações e iniciativas que devem ser implantadas ao longo do percurso, definido no cronograma da Jornada. Claro que não podemos esquecer da atuação contínua junto aos patrocinadores e alta liderança para que haja êxito.

Quais são os principais ingredientes para iluminar as Jornadas dos cenários de instalação/melhoria de processos?

Embora tenhamos explorado os passos e etapas de maneira geral, queremos deixar aqui alguns ingredientes essenciais que devem ser inseridos na solução das Jornadas de Transformação dos cenários de processos que permitam iluminar o processo e integrar as peças para uma verdadeira transformação na empresa.

Vamos apontar 6 ingredientes essenciais que poderiam preencher os círculos ao redor da imagem da lâmpada da nossa figura ilustrativa para que possam ser lembrados e praticados quando for embarcar numa Jornada de Transformação dessa natureza:

1. Ações para alinhar a estratégia ao novo modelo de processos;
2. Iniciativas para integrar e desenvolver o time;
3. Alinhamento prévio de conceitos para facilitar o processo;
4. Plano robusto para disseminar e instalar os novos modelos;
5. Iniciativas para criar/cultivar uma cultura por processos;
6. Comunicações constantes e transparentes ao longo da Jornada.

Se você tem uma necessidade de instalar ou melhorar os processos de negócio da sua empresa ou, se tem na mão o desafio de semear e cultivar uma cultura por processos, reflita sobre o modelo e ingredientes essenciais que devem fazer parte da sua Jornada de Transformação com foco nos seus objetivos e necessidades.

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Jornadas de Transformação Organizacional

Sabemos que as mudanças são constantes e cada vez mais freqüentes nesses tempos de rupturas que afetam os negócios, setores e o mercado de trabalho. E não será diferente, pois a tendência é que as mudanças continuem exponencialmente mais aceleradas em diversos cenários, setores e segmentos, em função das tecnologias, das novas necessidades e demandas geradas por eventos previstos e inesperados no mundo, como a pandemia do COVID-19. A maneira mais inteligente das organizações e dos seus líderes para lidar com esses cenários será olhar para as mudanças de forma realista e enfrentá-las, não como uma batalha a vencer, mas como uma Jornada de aprendizado e desenvolvimento a percorrer. Afinal, disso se tratam as transformações. São períodos que nos fazem sair do status quo, do seguro e conhecido para nos arriscar a aprender, crescer, deixar padrões ou hábitos que, talvez, já não sejam mais necessários ou relevantes para o novo contexto.

Se a sua empresa está passando por momentos como esse ou vislumbra iniciar um período que exigirá novos olhares, modelos, perfis, comportamentos, processos, seja por uma demanda interna ou por uma necessidade do mercado, talvez seja hora de refletir sobre como desenhar e navegar nessa Jornada de forma diferenciada e inovadora, buscando criar um percurso sólido, integrado e equilibrado, que leve em consideração não somente a mudança em si, mas todos os elementos e agentes envolvidos.

Jornadas de Mudança – Conceito

Os diferenciais das Jornadas de Transformação

É preciso incluir vários ingredientes no desenho dessas Jornadas para que a receita seja consistente e gere um produto de excelência. Esses ingredientes devem considerar as pessoas diretamente envolvidas, todos os Stakeholders externos impactados, a alta liderança, os times de gestão e os acionistas/fundadores/sócios.

Para esses desafios, atuamos com as Jornadas de Transformação como instrumento mestre para orquestrar o processo. As Jornadas podem incluir diversos cenários e contexto:

Empresas familiares ou grandes multinacionais ou nacionais que se encontram em situações de:

• Fusão e Aquisição;
• Crescimento, Expansão e/ou Profissionalização;
• Revisão da Identidade e Estratégia do Negócio;
• Reestruturações, envolvendo criação, centralização (Shared Service) ou descentralização de áreas/operações;
• Instalação e melhoria de processos;
• Mudanças culturais e/ou exigência de novos comportamentos;
• Implantação de sistemas integrados ou Transformações Digitais;
• Dentre outras…

Qual é o próximo passo que a organização precisa dar?

Se existe um próximo passo a ser percorrido, será essencial desenhar o caminho a partir de instrumentos soft e hard fundamentais para propiciar uma Jornada alinhada às necessidades, ao cenário e contexto e integrada aos objetivos do negócio.

Temos mais de 16 anos de experiência no mercado, apoiando as organizações nos seus processos de mudança e aprendemos que não existem fórmulas e receitas prontas. É necessário desenhar Jornadas específicas para cada realidade e desafio, construindo um caminho sustentável que inclua a idealização (O QUE) e a realização (COMO) para ser efetivo e transformador.

Então como implantar a mudança? Quais os diferenciais das Jornadas de Transformação?

Não sei se é correto dizer que as mudanças são implantadas. Acreditamos que as mudanças são desenhadas e percorridas, pois se trata de um caminho, um curso, uma Jornada. Uma Jornada que requer a arte de um planejador e um projetista para arquitetar o trajeto, levando em consideração o perfil dos envolvidos, as paradas necessárias, as barreiras que poderão surgir no caminho e as pontes visíveis e invisíveis que deverão ser construídas para fortalecer o caminhar de todos de forma integrada e sinérgica, sem perder de vista os resultados esperados do negócio. E a habilidade de um piloto e preparador para facilitar a transição e desenvolver os envolvidos.

Após ser desenhada, a Jornada da Transformação precisa ser vivenciada e experimentada na prática por todos, incluindo cada membro e grupo de pessoas de maneira adequada, no momento certo e na cadência apropriada.

Qual o segredo das Jornadas de Transformação?

A Jornada é uma mistura curiosa de arte e técnica, de método e intuição, de abordagens e ferramentas. Esses poderiam ser os diferenciais das Jornadas de Transformação. Não dependem das receitas dos livros, mas da vivência e experiência dos facilitadores e agentes que vão conceber a solução e facilitar o processo.

As Jornadas demandam sutileza e estrutura ao mesmo tempo, ritmo e cadência, muita energia, mas que tem que ser dosada diante de cada curva e desafio. Variadas linhas de atuação, dependendo do que o cenário requer, mas que se integrem e conversem para chegar num lugar comum e convergir para o objetivo maior.

Para cada situação são definidas as linhas de atuação ou os pilares primários e essenciais que devem ser concretizados. Óbvio que essas linhas terão que ser constantemente revisitadas e ajustadas para que se mantenham aderentes e consistentes com as mudanças que poderão ocorrer ao longo do percurso. Algumas linhas de atuação essenciais incluem:

• Alinhamento e preparo da alta liderança;
• Formação do time que se envolverá na facilitação da Jornada;
• Preparo e desenvolvimento dos agentes de transformação;
• Engajamento, envolvimento e desenvolvimento de toda a organização;
• Comunicação constante e transparente

Por isso, as Jornadas não são fáceis e nem tranqüilas. Afinal, existem os grupos que acompanham e os grupos que resistem e rejeitam. Grupos e pessoas que ajudam e colaboram mais e aqueles que boicotam e se afastam. E muitas vezes esses grupos fazem parte de quem solicitou ou está liderando a mudança. Nesse caso, a arte do piloto fará toda a diferença para lidar com essas reações e comportamentos dos envolvidos. Quem estiver responsável por definir e facilitar a Jornada terá que estar consciente e bem muito preparado nas capacidades técnicas, humanas e relacionais.

Um grande diferencial das Jornadas de Transformação Organizacionais é a capacidade de formar e desenvolver as pessoas que farão parte da condução do processo. Ter um time coeso, que consiga suportar esse caminhar faz toda a diferença.

Deixamos uma pincelada do que entendemos por Jornadas de Transformação e faremos uma pausa para que você possa refletir nesse momento: Que tipo de desafio você tem na sua organização? Para esse desafio, que tipo de Jornada você visualiza para te ajudar a atingir seus objetivos de negócio?

Pense sobre isso e avalie se não é o momento de conceber e vivenciar uma Jornada diferenciada e aderente às suas necessidades e realidade.

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Quais os desafios das Jornadas de Implementação de Sistema?

As grandes implementações de sistemas nascem na década dos anos 80 com a chegada dos chamados ERP (Enterprise Resource Planning), representados por softwares conhecidos até hoje como SAP, Oracle, DataSul, dentre outros. Essas implementações eram difíceis pela complexidade do próprio software na época e pela maturidade das empresas. Além disso, poucos consultores e profissionais conheciam os ERPs na íntegra para poder implementá-los de maneira eficaz nos clientes. Essas implementações se converteram em uma grande febre no mercado, pois diversas empresas começaram a requer e estruturar seus projetos para implementar e adotar os ERPs. Grandes organizações, de diversos segmentos, foram pioneiras e muitas consultorias apoiaram e suportaram os clientes. Naquele momento, alguns consultores eram trazidos do exterior para aportar e transferir conhecimento e experiência.

Esses Projetos foram intensos, variados e com distintos graus de complexidade, dependendo do escopo e abrangência de localidades e países envolvidos. Entretanto, permitiu às consultorias aprender com o processo, bem como deu aos clientes a possibilidade de assimilar os novos conceitos e funcionalidades dos ERPs.  Junto com esses Projetos, nasceu também o conceito de Gestão da Mudança ou Change Management, que visava suportar, sob a perspectiva da cultura e do aspecto humano, as implementações de sistema.

Desafio das Jornadas de Implementação de Sistema

Pilares essenciais para conceber uma Jornada de Transformação para os cenários de implementação de sistemas

Nesses cenários, o suporte das transformações estava muito focado em comunicar, envolver e, essencialmente, capacitar e treinar os usuários que deveriam operar a nova solução do sistema. Muitas equipes de Gestão da Mudança e Change Management ajudaram os Projetos a ter êxito com o aporte de comunicação eficaz, engajamento nas áreas e capacitação necessária aos profissionais que estariam responsáveis por operar a nova solução. Logo, os demais sistemas com abrangências menores, também entenderam a importância e relevância de incluir na equipe uma Frente de Gestão da Mudança para apoiar os desafios humanos e culturais. Esses cenários incluem, por exemplo, implementações de softwares para áreas específicas ou com menor nível de integração de áreas, tais como: Sistemas para CRM (Customer Relationship Managament), Impostos e Tributos, dentre outros.

E, nesses últimos anos, continuamos vendo os clientes e empresas formando equipe de Gestão da Mudança / Change Management para auxiliar os Projetos de implementação de sistemas, seja por meio de contratação externa de consultorias especializadas, consultores autônomos ou equipes internas da própria organização.

Para explorar a questão central desse artigo: “Quais os desafios das Jornadas de Implementação de Sistema?” talvez seja válido começar pelos macro desafios que vemos comumente no mercado relacionado às implementações de sistemas e, aqui, vamos adicionar diversos cenários, não somente os ERPs, mas também as automações, as digitalizações, os RPAs e qualquer outro projeto que implica mudança ou upgrade de sistemas nas empresas.

As 3 portas importantes que devem ser visitadas referentes aos desafios macros das implementações de sistema

Vamos apontar, primeiramente, os desafios macros para, posteriormente, detalhar os desafios micros que existem durante as Jornadas de implementação de sistema. Os desafios macros devem ser tratados com ações mais amplas, pois são oriundos do perfil dos profissionais que atuam e são responsáveis, tanto pela gestão dos Projetos, quanto pelo patrocínio dos mesmos. Os 3 mais relevantes:

• Visão reduzida dos profissionais de TI e das consultorias que implementam sistemas sobre a importância de atuar e incluir na gestão do Projeto planos, ações e iniciativas referentes à cultura, pessoas e processos que suportem e fortaleçam o Projeto;
• Atuação parcial e bastante limitada dos times de gestão de mudança ou dos consultores autônomos que atuam no mercado nesses cenários, aportando pouco valor ao negócio e às pessoas;
• Falta de patrocínio da alta gestão e executivos quanto a requer e cobrar uma estratégia integrada que envolva pessoas, processos e cultura

Esses são os desafios mais relevantes que merecem atenção especial ou as portas que devem ser abertas e desvendadas. São desafios que demandam uma análise mais profunda e, quem sabe, um olhar diferenciado para que possam ser tratados e resolvidos.

Por alguma razão, os profissionais de TI ainda não compreenderam a conexão direta que existe entre o sistema que implementam com os processos de negócio. A maioria deles, atua sob a perspectiva do sistema, das funcionalidades, dos botões e demonstram muita dificuldade em conectar as soluções com o negócio e o dia-a-dia das pessoas, bem como em considerar a cultura como um fator decisivo para o sucesso dos Projetos de implementação de sistema. Infelizmente, esse perfil não está somente nos profissionais técnicos do projeto, mas essencialmente nos times de gestão e, muitas vezes, do lado do cliente e da consultoria.

Com relação ao segundo desafio, referente aos profissionais de gestão da mudança que atuam em projetos de implementação de sistema, a questão central é que desenvolvam uma visão mais sistêmica para gerar soluções e planos que aportem valor à transformação. Que consigam estreitar as relações com os times de gestão e alta liderança para mostrar e influenciar sobre os benefícios e ganhos de uma solução que englobe pessoas, processos e cultura tanto conceitualmente quanto na prática. Os métodos e ferramentas de mercado que são oferecidos e ensinados talvez não sejam os mais apropriados e adequados para esses cenários. Será importante que os profissionais que atuam com gestão da mudança adotem novas abordagens e se desenvolvam continuamente na capacidade de criação de soluções aderentes e customizadas.

E quanto às lideranças e executivos, se faz necessária uma maior aproximação dos Projetos para começarem a entender a complexidade de mudar ou atualizar um sistema para o negócio. A partir desse passo, poderão se apropriar mais dos conceitos e desafios e assumir o papel regente da orquestra, demandando e solicitando soluções que sejam mais integradas e sistêmicas. Soluções que permitam que a empresa e os profissionais sejam incluídos adequadamente e que os processos sejam revisitados para que o sistema seja implementado de maneira correta e alinhado aos objetivos estratégicos e cultura da organização.

Para os 3 desafios macros apresentados, o caminho de solução é gerar e promover conscientização para que comecem a compreender e considerar os temas humanos e culturais nas implementações de sistemas. Além disso, se faz necessário que incluam a visão dos processos na implementação dos softwares, afinal de contas o sistema é apenas um meio que auxiliará a operacionalizar os processos das pessoas na rotina diária do trabalho.

Cuidando dos desafios macro de uma maneira mais ampla, os desafios micros poderão se beneficiar. O primeiro passo, é olhar para as implementações de sistema como uma Jornada de Transformação a ser percorrida. Toda Jornada deve ser entendida como um processo de desenvolvimento, crescimento e amadurecimento que deveria levar a um novo nível de maturidade da empresa, dos processos, da cultura e, consequentemente, dos envolvidos.

As implementações de sistema, especialmente dos conhecidos ERPs, são de longa duração e com envolvimento de equipes numerosas e variadas. Além disso, requer envolvimento de muitas pessoas internas da organização e externas, pois demandam profissionais ou consultorias especializadas nos softwares. Somente esses fatores já deveriam caracterizar as implementações de sistema como uma Jornada. Se compreendida dessa maneira, vários aspectos devem ser levados em consideração no momento da concepção da rota e dos caminhos a serem percorridos. Se pensamos em soluções ERPs ou outras implementações de sistema como CRM, RPAs ou mesmo as ditas Transformações Digitais da atualidade, os desafios primários e tradicionais incluem:

• Equipe grandes e numerosas, formadas por profissionais internos e externos à empresa. Muitas vezes, a empresa não traz uma cultura para atuar em Projetos;
• Diversas áreas envolvidas, que muitas vezes, não possuem integração e sinergia no dia-a-dia;
• Diversos níveis hierárquicos envolvidos (executivos, diretores, gerentes, analistas e demais);
• Processos que serão sistematizados, na maioria das vezes, não documentados e pouco maduros;
• Cultura, muitas vezes, ainda não desenvolvida para atender aos novos requerimentos e necessidades do novo sistema;
• Comunicação, normalmente, na empresa pouco eficaz para facilitar o acesso e importância dos comunicados e informativos do Projeto de implementação do sistema;
• Lideranças nas áreas, por vezes, pouco desenvolvida para atuar como agentes para potencializar o Projeto;
• Necessidade de capacitar tecnicamente e desenvolver comportamentos nos profissionais das áreas que serão impactados;
• Diversos tipos de impactos organizacionais que podem envolver mudança na estrutura (papéis e responsabilidades), nas políticas e procedimentos, bem como em conceitos e rotinas;
• Gestão do conhecimento após a implementação para manter vivo dentro da empresa (novas contratações, rotatividade e movimentação de pessoas nas áreas, etc)

Quais são os pilares essenciais para conceber uma Jornada de Transformação para os cenários de implementação de sistemas?

As Jornadas de implementação de sistemas consistem de diversos fatores que fazem parte do escopo do Projeto. A necessidade de ter uma estratégia e planejamento é fundamental, bem como um modelo de gestão robusto. Além disso, a implementação de sistemas vai requer mudanças na rotina dos profissionais, em função da adoção de sistemas standards (quanto é parte da premissa) e menos customizado que contemple e esteja aderente às regras e regulamentação do negócio. Por fim, deverá atender, ao máximo, os requerimentos que são mandatórios do negócio e suportar a transparência dos dados, permitindo à organização manter uma imagem para dentro e perante o mercado ao apresentar os relatórios, balanços contendo os resultados.

Um aspecto essencial, que tem como finalidade tornar as Jornadas de implementação de sistemas mais valiosas, tem a ver com a revisão dos processos. Antes de implementar o sistema, ou como parte do Projeto, é fundamental rever os processos para avaliar possibilidades de melhoria a serem incorporadas na construção do modelo futuro que será construído no sistema. Essa revisão pode permitir maior alinhamento ao modelo de negócio, aos objetivos estratégicos e às necessidades dos clientes. Normalmente, essas revisões demandam tempo e envolvimento de diversos profissionais. Talvez essa seja a causa para várias implementações de sistemas não trabalhem bem esse ponto no Projeto, infelizmente. O que torna a solução do sistema, muitas vezes, apenas um novo sistema e não uma solução de processos melhorados e mais aderentes.

As Jornadas de implementação de sistema que incorporam a etapa de revisão dos processos geram soluções mais integradas e ainda ajudam a ampliar a visão dos envolvidos sobre as integrações das áreas e dos processos, elevando a maturidade da empresa quanto à capacidade da visão sistêmica.

Para conceber soluções de Jornada que suportem os cenários de implementação de sistema é importante definir uma estratégia alinhada aos objetivos do Projeto, com pilares que fortaleçam os macro e micro desafios. A Jornada deve ser desenhada considerando ambos grupos de desafios (macros e micros). A figura ilustrativa abaixo representa a solução da Jornada de implementação de sistemas com os Pilares Essenciais e as Frentes Primárias de maneira integrada:

Cada Projeto e contexto será distinto. Por isso, o desenho da solução da Jornada proposto deve ser ajustado e adaptado. No entanto, a solução deve ser concebida de forma a incluir todos os desafios de maneira integrada. O time de gestão do Projeto deverá compreender a importância das iniciativas e deverá assegurar que a solução seja incorporada ao plano de implementação do sistema.

Deixamos uma questão reflexiva para concluir nosso artigo: Será que estamos enxergando todos os desafios existentes nos cenários de implementação de sistemas? Será que estamos contratando as consultorias certas para nos apoiar, tanto na implementação do sistema, quanto no suporte do desenho e facilitação da Jornada?

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